Zapewniamy profesjonalną organizację konferencji i kongresów naukowych, począwszy od wyboru lokalizacji na przygotowaniu i wysyłce materiałów pokongresowych i ocenie satysfakcji uczestników konferencji kończąc.
To zestaw konsekwentnie zaprojektowanych wzorców wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy konferencji. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej nazwy, kolorystyki i symboliki wydarzenie stanie się rozpoznawalne, pozytywnie kojarzone i zapamiętane. System identyfikacji wizualnej obejmuje:
- Elementy bazowe: logotyp, kolorystyka, typografia
-
Projekty:
- papier firmowy
- komunikaty
- program i/lub książka streszczeń
- identyfikatory
- formularz zgłoszeniowy
- zaproszenia
- teczki
- notesy
- długopisy
- torby
- banery
- ogłoszenia
- tablice informacyjne
- certyfikaty
- materiały
- gadżety reklamowe
- Layout strony www
- Oznakowanie środków transportu
- Oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne budynków, nawigacja w miejscu obrad
SIW warunkuje wygląd wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy. Każdy szczegół jest dopasowany do pozostałych elementów i tworzy spójny obraz.
Zapewniamy najwyższą jakość materiałów. Współpracujemy ze sprawdzonymi wykonawcami. Oferujemy projekt, przygotowanie i druk.
- Komunikaty zjazdowe
- Program (książka, i w formie elektronicznej)
- Książka streszczeń (książka i w formie elektronicznej)
- Identyfikatory
- Zaproszenia
- Torby konferencyjne, długopisy, notesy, mapy
- Certyfikaty
- Rejestracja wideo przebiegu konferencji
- Dokumentacja fotograficzna
Wystawy towarzyszące wydarzeniom są cennym źródłem wiedzy o najnowszych technologiach stosowanych w danej dziedzinie. Są również okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i nawiązania kontaktów handlowych.
- Pozyskiwanie wystawców
- Umowy sponsoringu
- Rejestracja wystawców
-
Przygotowanie powierzchni dla wystawców:
- przejęcie przez InspireCongress obiektu
- nadzór na rampie rozładunkowej na podstawie planu logistycznego, uwzględniającego wielkość stoiska, czas przeznaczony na przygotowanie ekspozycji,
- przygotowanie planu wystawy z uwzględnieniem potrzeb wystawców i sponsorów
- oznaczenie stoisk dla wystawców,
- nadzór nad montażem firm wystawienniczych w miejscu ekspozycji,
- nadzór – stały dyżur podczas trwania konferencji w miejscach ekspozycji,
- zabezpieczenie wystawy po zakończeniu każdego dnia obrad,
- nadzór nad demontażem po zakończeniu wydarzenia.
W przypadku wydarzeń online koordynacja promocji podmiotów trzecich podczas wydarzenia (wykładów, sesji, reklam statycznych i dynamicznych).
Zapewniamy niezakłócone przekazywanie treści wydarzenia w profesjonalnie zaaranżowanych wnętrzach i przy pomocy niezawodnego sprzętu audiowizualnego.
- Wybór obiektu spełniający potrzeby organizatora
- Obsługa audiowizualna
- Scenografia
- Oświetlenie
- Nagłośnienie
- Zabudowa i wyposażenie recepcji i biura zjazdowego
- Meble konferencyjne
- Sprzęt i kabiny do tłumaczeń symultanicznych - opcjonalnie
- Sprzęt do sesji interaktywnych - opcjonalnie
- Zabudowa terenów wystawowych
- Obsługa techniczna sesji plakatowych
- Parkingi, szatnie,
- Nadzór nad czystością i odpowiednią temperaturą pomieszczeń
- Personel techniczny
- Łączność
- Kioski internetowe
- Punkty medyczne
Zajmujemy się wszelkimi kwestiami organizacyjnymi związanymi z tłumaczeniami materiałów konferencyjnych, wykładów i spotkań.
- Dobór zespołu tłumaczy uwzględniający specyfikę kongresu
- Tłumaczenia pisemne
- Tłumaczenia symultaniczne - kabiny tłumaczy spełniające normę Unii Europejskiej ISO 4043
- Sprzęt do tłumaczeń
- Bezprzewodowe systemy obsługi tłumaczeń
- Niezawodne systemy nagłaśniające
W wolnym czasie dla chętnych uczestników konferencji zapewniamy różne atrakcje - opcjonalnie.
- Wycieczki przed i pokonferencyjne
- Program dla osób towarzyszących
- Uroczyste kolacje, bankiety i koktajle
- Przedstawienia teatralne, operowe
- Zwiedzanie miasta i okolicy
- Imprezy plenerowe
- Koncerty
- Budżet konferencji z możliwością kontroli wydatków
- Klarowne prowadzenie spraw finansowych
- Umowy dla wykładowców i innych osób wskazanych przez organizatora
- Terminowe regulowanie płatności z podwykonawcami
- Fakturowanie uczestników i wystawców
- Przyjmowanie i obsługa płatności
Moduł obejmuje wszystkie formy rejestracji uczestników z preferencją rejestracji online na stronie internetowej wydarzenia. Na potrzeby wydarzenia stworzymy procedury rejestracji dopasowane do wymagań i przyzwyczajeń uczestników (przyjmowanie zgłoszeń online, telefonicznie, mailowo i listownie).
-
Rejestracja online obejmująca:
- rejestracje i zarządzanie uczestnikami
- płatności i fakturowanie
- usługi informacyjne
- rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
- przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
- obsługa kart kredytowych i przelewów online
- układanie programu konferencji
- Legalizacja i prowadzenie bazy danych uczestników
- Obsługa płatności, wystawianie i wysyłka faktur
- Przyjmowanie streszczeń
- Obsługa infolinii
Dzięki wykorzystaniu specjalistycznego programu konferencyjnego pomożemy zarejestrować uczestników na wszystkie sesje i programy towarzyszące w sposób efektywny i przyjazny dla użytkownika.
Osoby zaproszone przez Państwa do grupy VIP otoczone będą opieką, zapewniającą komfortowe warunki pobytu i uczestnictwa w wydarzeniu.
- Prowadzenie korespondencji dot. przyjazdu i pobytu
- Osobisty opiekun
- Bilety lotnicze
- Indywidualny transport - koordynacja
- Nadzór nad usługami hotelowymi
- Program dodatkowy
- Zajęcia dla osób towarzyszących (wycieczki, zakupy, sport)
Oferujemy pełną obsługę noclegów w hotelach o różnym standardzie poprzedzoną analizą zapotrzebowania.
- Analiza zapotrzebowania na noclegi różnych standardów i cen
- Rezerwacja pokoi w wybranych hotelach
- Obsługa rezerwacji i płatności
- Formularz rezerwacji on-line na stronie www konferencji
- Recepcje hotelowe
- Przydział pokoi hotelowych poszczególnym gościom
- Informacja hotelowa
- Terminy i warunki umów z hotelami
Smaczne, eleganckie posiłki, pachnąca dobra kawa w miłym towarzystwie pozwolą na odpoczynek i regenerację sił.
- Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
- Aranżacja sal sprzyjająca miłej atmosferze
- Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia)
- Rozkład posiłków uwzględniający program konferencji
- Przerwy kawowe
- Posiłki w plenerze
- Miła obsługa
Zapewniamy punktualne przewozy czystymi, sprawnymi technicznie środkami transportu.
- Transfery do miejsca obrad
- Transfery na imprezy towarzyszące
- Transfery na/z lotniska
- Połączenia wahadłowe
- Usługi dla VIP-ów
- Przewóz materiałów konferencyjnych
- Zlecenia specjalne
- Public Relations (np. stworzenie i promocja wydarzenia na FB, Instagramie)
- Komunikaty i ogłoszenia w czasopismach
- Konferencje prasowe
- Informacje do mediów
- Patronaty honorowe
- Kampanie reklamowe
- Punkty edukacyjne CME
- Zezwolenia
- Ubezpieczenia
Zapewniamy, że ta sama osoba, która rozpocznie z Państwem współpracę, będzie prowadzić projekt na każdym etapie planowania, a później organizacji konferencji. Koordynator dopilnuje, żeby wszystkie założenia zostały zrealizowane zgodnie z ustaleniami, pozostawiając w pamięci uczestników wyjątkowe wspomnienia oraz miłą atmosferę. Będzie obecny na miejscu spotkania aby koordynować prace personelu i podwykonawców, dzięki czemu organizatorzy poczują się bezpiecznie i w pełni swobodni.
Stała kontrola prawidłowego przebiegu programu: obsługi technicznej, transportu, czystości i wietrzenia sal itp., będzie gwarancją aby konferencja przebiegła sprawnie od momentu przybycia gości do ich odjazdu.