Oferta

Zapewniamy profesjonalną organizację konferencji i kongresów naukowych, począwszy od wyboru lokalizacji na przygotowaniu i wysyłce materiałów pokongresowych i ocenie satysfakcji uczestników konferencji kończąc.

To zestaw konsekwentnie zaprojektowanych wzorców wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy konferencji. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej nazwy, kolorystyki i symboliki wydarzenie stanie się rozpoznawalne, pozytywnie kojarzone i zapamiętane. System identyfikacji wizualnej obejmuje:

  • Elementy bazowe: logotyp, kolorystyka, typografia
  • Projekty:
    • papier firmowy
    • komunikaty
    • program i/lub książka streszczeń
    • identyfikatory
    • formularz zgłoszeniowy
    • zaproszenia
    • teczki
    • notesy
    • długopisy
    • torby
    • banery
    • ogłoszenia
    • tablice informacyjne
    • certyfikaty
    • materiały
    • gadżety reklamowe
  • Layout strony www
  • Oznakowanie środków transportu
  • Oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne budynków, nawigacja w miejscu obrad

SIW warunkuje wygląd wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy. Każdy szczegół jest dopasowany do pozostałych elementów i tworzy spójny obraz.

Zapewniamy najwyższą jakość materiałów. Współpracujemy ze sprawdzonymi wykonawcami. Oferujemy projekt, przygotowanie i druk.

  • Komunikaty zjazdowe
  • Program (książka, i w formie elektronicznej)
  • Książka streszczeń (książka i w formie elektronicznej)
  • Identyfikatory
  • Zaproszenia
  • Torby konferencyjne, długopisy, notesy, mapy
  • Certyfikaty
  • Rejestracja wideo przebiegu konferencji
  • Dokumentacja fotograficzna

Wystawy towarzyszące wydarzeniom są cennym źródłem wiedzy o najnowszych technologiach stosowanych w danej dziedzinie. Są również okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i nawiązania kontaktów handlowych.

  • Pozyskiwanie wystawców
  • Umowy sponsoringu
  • Rejestracja wystawców
  • Przygotowanie powierzchni dla wystawców:
    • przejęcie przez InspireCongress obiektu
    • nadzór na rampie rozładunkowej na podstawie planu logistycznego, uwzględniającego wielkość stoiska, czas przeznaczony na przygotowanie ekspozycji,
    • przygotowanie planu wystawy z uwzględnieniem potrzeb wystawców i sponsorów
    • oznaczenie stoisk dla wystawców,
    • nadzór nad montażem firm wystawienniczych w miejscu ekspozycji,
    • nadzór – stały dyżur podczas trwania konferencji w miejscach ekspozycji,
    • zabezpieczenie wystawy po zakończeniu każdego dnia obrad,
    • nadzór nad demontażem po zakończeniu wydarzenia.

W przypadku wydarzeń online koordynacja promocji podmiotów trzecich podczas wydarzenia (wykładów, sesji, reklam statycznych i dynamicznych).

Zapewniamy niezakłócone przekazywanie treści wydarzenia w profesjonalnie zaaranżowanych wnętrzach i przy pomocy niezawodnego sprzętu audiowizualnego.

  • Wybór obiektu spełniający potrzeby organizatora
  • Obsługa audiowizualna
  • Scenografia
  • Oświetlenie
  • Nagłośnienie
  • Zabudowa i wyposażenie recepcji i biura zjazdowego
  • Meble konferencyjne
  • Sprzęt i kabiny do tłumaczeń symultanicznych - opcjonalnie
  • Sprzęt do sesji interaktywnych - opcjonalnie
  • Zabudowa terenów wystawowych
  • Obsługa techniczna sesji plakatowych
  • Parkingi, szatnie,
  • Nadzór nad czystością i odpowiednią temperaturą pomieszczeń
  • Personel techniczny
  • Łączność
  • Kioski internetowe
  • Punkty medyczne

Zajmujemy się wszelkimi kwestiami organizacyjnymi związanymi z tłumaczeniami materiałów konferencyjnych, wykładów i spotkań.

  • Dobór zespołu tłumaczy uwzględniający specyfikę kongresu
  • Tłumaczenia pisemne
  • Tłumaczenia symultaniczne - kabiny tłumaczy spełniające normę Unii Europejskiej ISO 4043
  • Sprzęt do tłumaczeń
  • Bezprzewodowe systemy obsługi tłumaczeń
  • Niezawodne systemy nagłaśniające

W wolnym czasie dla chętnych uczestników konferencji zapewniamy różne atrakcje - opcjonalnie.

  • Wycieczki przed i pokonferencyjne
  • Program dla osób towarzyszących
  • Uroczyste kolacje, bankiety i koktajle
  • Przedstawienia teatralne, operowe
  • Zwiedzanie miasta i okolicy
  • Imprezy plenerowe
  • Koncerty

  • Budżet konferencji z możliwością kontroli wydatków
  • Klarowne prowadzenie spraw finansowych
  • Umowy dla wykładowców i innych osób wskazanych przez organizatora
  • Terminowe regulowanie płatności z podwykonawcami
  • Fakturowanie uczestników i wystawców
  • Przyjmowanie i obsługa płatności

Moduł obejmuje wszystkie formy rejestracji uczestników z preferencją rejestracji online na stronie internetowej wydarzenia. Na potrzeby wydarzenia stworzymy procedury rejestracji dopasowane do wymagań i przyzwyczajeń uczestników (przyjmowanie zgłoszeń online, telefonicznie, mailowo i listownie).

  • Rejestracja online obejmująca:
    • rejestracje i zarządzanie uczestnikami
    • płatności i fakturowanie
    • usługi informacyjne
    • rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
    • przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
    • obsługa kart kredytowych i przelewów online
    • układanie programu konferencji
  • Legalizacja i prowadzenie bazy danych uczestników
  • Obsługa płatności, wystawianie i wysyłka faktur
  • Przyjmowanie streszczeń
  • Obsługa infolinii

Dzięki wykorzystaniu specjalistycznego programu konferencyjnego pomożemy zarejestrować uczestników na wszystkie sesje i programy towarzyszące w sposób efektywny i przyjazny dla użytkownika.

Osoby zaproszone przez Państwa do grupy VIP otoczone będą opieką, zapewniającą komfortowe warunki pobytu i uczestnictwa w wydarzeniu.

  • Prowadzenie korespondencji dot. przyjazdu i pobytu
  • Osobisty opiekun
  • Bilety lotnicze
  • Indywidualny transport - koordynacja
  • Nadzór nad usługami hotelowymi
  • Program dodatkowy
  • Zajęcia dla osób towarzyszących (wycieczki, zakupy, sport)

Oferujemy pełną obsługę noclegów w hotelach o różnym standardzie poprzedzoną analizą zapotrzebowania.

  • Analiza zapotrzebowania na noclegi różnych standardów i cen
  • Rezerwacja pokoi w wybranych hotelach
  • Obsługa rezerwacji i płatności
  • Formularz rezerwacji on-line na stronie www konferencji
  • Recepcje hotelowe
  • Przydział pokoi hotelowych poszczególnym gościom
  • Informacja hotelowa
  • Terminy i warunki umów z hotelami

Smaczne, eleganckie posiłki, pachnąca dobra kawa w miłym towarzystwie pozwolą na odpoczynek i regenerację sił.

  • Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
  • Aranżacja sal sprzyjająca miłej atmosferze
  • Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia)
  • Rozkład posiłków uwzględniający program konferencji
  • Przerwy kawowe
  • Posiłki w plenerze
  • Miła obsługa

Zapewniamy punktualne przewozy czystymi, sprawnymi technicznie środkami transportu.

  • Transfery do miejsca obrad
  • Transfery na imprezy towarzyszące
  • Transfery na/z lotniska
  • Połączenia wahadłowe
  • Usługi dla VIP-ów
  • Przewóz materiałów konferencyjnych
  • Zlecenia specjalne

  • Public Relations (np. stworzenie i promocja wydarzenia na FB, Instagramie)
  • Komunikaty i ogłoszenia w czasopismach
  • Konferencje prasowe
  • Informacje do mediów
  • Patronaty honorowe
  • Kampanie reklamowe
  • Punkty edukacyjne CME
  • Zezwolenia
  • Ubezpieczenia
d

Zapewniamy, że ta sama osoba, która rozpocznie z Państwem współpracę, będzie prowadzić projekt na każdym etapie planowania, a później organizacji konferencji. Koordynator dopilnuje, żeby wszystkie założenia zostały zrealizowane zgodnie z ustaleniami, pozostawiając w pamięci uczestników wyjątkowe wspomnienia oraz miłą atmosferę. Będzie obecny na miejscu spotkania aby koordynować prace personelu i podwykonawców, dzięki czemu organizatorzy poczują się bezpiecznie i w pełni swobodni.

Stała kontrola prawidłowego przebiegu programu: obsługi technicznej, transportu, czystości i wietrzenia sal itp., będzie gwarancją aby konferencja przebiegła sprawnie od momentu przybycia gości do ich odjazdu.