Oferta

To zestaw konsekwentnie zaprojektowanych wzorców wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy konferencji. Dzięki zastosowaniu odpowiedniej nazwy, kolorystyki i symboliki wydarzenie stanie się rozpoznawalne, pozytywnie kojarzone i zapamiętane. System identyfikacji wizualnej obejmuje:

• Elementy bazowe: logotyp, kolorystyka, typografia
• Projekty:
  • papier firmowy
  • komunikaty
  • program i/lub książka streszczeń
  • identyfikatory
  • formularz zgłoszeniowy
  • zaproszenia
  • teczki
  • notesy
  • długopisy
  • torby
  • banery
  • ogłoszenia
  • tablice informacyjne
  • certyfikaty
  • materiały
  • gadżety reklamowe
• Layout strony www
• Oznakowanie środków transportu
• Oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne budynków, nawigacja w miejscu obrad

SIW warunkuje wygląd wszystkich materiałów, z którymi mają kontakt uczestnicy. Każdy szczegół jest dopasowany do pozostałych elementów i tworzy spójny obraz.

Zapewniamy najwyższą jakość materiałów. Współpracujemy ze sprawdzonymi wykonawcami. Oferujemy projekt, przygotowanie i druk.

• Komunikaty zjazdowe
• Program (książka, i w formie elektronicznej)
• Książka streszczeń (książka i w formie elektronicznej)
• Identyfikatory
• Zaproszenia
• Torby konferencyjne, długopisy, notesy, mapy
• Certyfikaty
• Rejestracja wideo przebiegu konferencji
• Dokumentacja fotograficzna

Wystawy towarzyszące wydarzeniom są cennym źródłem wiedzy o najnowszych technologiach stosowanych w danej dziedzinie. Są również okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i nawiązania kontaktów handlowych.

• Pozyskiwanie wystawców
• Umowy sponsoringu
• Rejestracja wystawców
• Przygotowanie powierzchni dla wystawców:
  • przejęcie przez InspireCongress obiektu
  • nadzór na rampie rozładunkowej na podstawie planu logistycznego, uwzględniającego wielkość stoiska, czas przeznaczony na przygotowanie ekspozycji,
  • przygotowanie planu wystawy z uwzględnieniem potrzeb wystawców i sponsorów
  • oznaczenie stoisk dla wystawców,
  • nadzór nad montażem firm wystawienniczych w miejscu ekspozycji,
  • nadzór – stały dyżur podczas trwania konferencji w miejscach ekspozycji,
  • zabezpieczenie wystawy po zakończeniu każdego dnia obrad,
  • nadzór nad demontażem po zakończeniu wydarzenia.

W przypadku wydarzeń online koordynacja promocji podmiotów trzecich podczas wydarzenia (wykładów, sesji, reklam statycznych i dynamicznych).

Zapewniamy niezakłócone przekazywanie treści wydarzenia w profesjonalnie zaaranżowanych wnętrzach i przy pomocy niezawodnego sprzętu audiowizualnego.

• Wybór obiektu spełniający potrzeby organizatora
• Obsługa audiowizualna
• Scenografia
• Oświetlenie
• Nagłośnienie
• Zabudowa i wyposażenie recepcji i biura zjazdowego
• Meble konferencyjne
• Sprzęt i kabiny do tłumaczeń symultanicznych - opcjonalnie
• Sprzęt do sesji interaktywnych - opcjonalnie
• Zabudowa terenów wystawowych
• Obsługa techniczna sesji plakatowych
• Parkingi, szatnie,
• Nadzór nad czystością i odpowiednią temperaturą pomieszczeń
• Personel techniczny
• Łączność
• Kioski internetowe
• Punkty medyczne

Zajmujemy się wszelkimi kwestiami organizacyjnymi związanymi z tłumaczeniami materiałów konferencyjnych, wykładów i spotkań.

• Dobór zespołu tłumaczy uwzględniający specyfikę kongresu
• Tłumaczenia pisemne
• Tłumaczenia symultaniczne - kabiny tłumaczy spełniające normę Unii Europejskiej ISO 4043
• Sprzęt do tłumaczeń
• Bezprzewodowe systemy obsługi tłumaczeń
• Niezawodne systemy nagłaśniające

W wolnym czasie dla chętnych uczestników konferencji zapewniamy różne atrakcje - opcjonalnie.

• Wycieczki przed i pokonferencyjne
• Program dla osób towarzyszących
• Uroczyste kolacje, bankiety i koktajle
• Przedstawienia teatralne, operowe
• Zwiedzanie miasta i okolicy
• Imprezy plenerowe
• Koncerty

• Budżet konferencji z możliwością kontroli wydatków
• Klarowne prowadzenie spraw finansowych
• Umowy dla wykładowców i innych osób wskazanych przez organizatora
• Terminowe regulowanie płatności z podwykonawcami
• Fakturowanie uczestników i wystawców
• Przyjmowanie i obsługa płatności

Moduł obejmuje wszystkie formy rejestracji uczestników z preferencją rejestracji online na stronie internetowej wydarzenia. Na potrzeby wydarzenia stworzymy procedury rejestracji dopasowane do wymagań i przyzwyczajeń uczestników (przyjmowanie zgłoszeń online, telefonicznie, mailowo i listownie).

• Rejestracja online obejmująca:
  • rejestracje i zarządzanie uczestnikami
  • płatności i fakturowanie
  • usługi informacyjne
  • rezerwacja i rozdział miejsc hotelowych
  • przyjmowanie, recenzja i dobór streszczeń
  • obsługa kart kredytowych i przelewów online
  • układanie programu konferencji
• Legalizacja i prowadzenie bazy danych uczestników
• Obsługa płatności, wystawianie i wysyłka faktur
• Przyjmowanie streszczeń
• Obsługa infolinii

Dzięki wykorzystaniu specjalistycznego programu konferencyjnego pomożemy zarejestrować uczestników na wszystkie sesje i programy towarzyszące w sposób efektywny i przyjazny dla użytkownika.

Osoby zaproszone przez Państwa do grupy VIP otoczone będą opieką, zapewniającą komfortowe warunki pobytu i uczestnictwa w wydarzeniu.

• Prowadzenie korespondencji dot. przyjazdu i pobytu
• Osobisty opiekun
• Bilety lotnicze
• Indywidualny transport - koordynacja
• Nadzór nad usługami hotelowymi
• Program dodatkowy
• Zajęcia dla osób towarzyszących (wycieczki, zakupy, sport)

Oferujemy pełną obsługę noclegów w hotelach o różnym standardzie poprzedzoną analizą zapotrzebowania.

• Analiza zapotrzebowania na noclegi różnych standardów i cen
• Rezerwacja pokoi w wybranych hotelach
• Obsługa rezerwacji i płatności
• Formularz rezerwacji on-line na stronie www konferencji
• Recepcje hotelowe
• Przydział pokoi hotelowych poszczególnym gościom
• Informacja hotelowa
• Terminy i warunki umów z hotelami

Smaczne, eleganckie posiłki, pachnąca dobra kawa w miłym towarzystwie pozwolą na odpoczynek i regenerację sił.

• Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
• Aranżacja sal sprzyjająca miłej atmosferze
• Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia)
• Rozkład posiłków uwzględniający program konferencji
• Przerwy kawowe
• Posiłki w plenerze
• Miła obsługa

Zapewniamy punktualne przewozy czystymi, sprawnymi technicznie środkami transportu.

• Transfery do miejsca obrad
• Transfery na imprezy towarzyszące
• Transfery na/z lotniska
• Połączenia wahadłowe
• Usługi dla VIP-ów
• Przewóz materiałów konferencyjnych
• Zlecenia specjalne

• Public Relations (np. stworzenie i promocja wydarzenia na FB, Instagramie)
• Komunikaty i ogłoszenia w czasopismach
• Konferencje prasowe
• Informacje do mediów
• Patronaty honorowe
• Kampanie reklamowe
• Punkty edukacyjne CME
• Zezwolenia
• Ubezpieczenia

Zapewniamy, że ta sama osoba, która rozpocznie z Państwem współpracę, będzie prowadzić projekt na każdym etapie planowania, a później organizacji konferencji. Koordynator dopilnuje, żeby wszystkie założenia zostały zrealizowane zgodnie z ustaleniami, pozostawiając w pamięci uczestników wyjątkowe wspomnienia oraz miłą atmosferę. Będzie obecny na miejscu spotkania aby koordynować prace personelu i podwykonawców, dzięki czemu organizatorzy poczują się bezpiecznie i w pełni swobodni.

Stała kontrola prawidłowego przebiegu programu: obsługi technicznej, transportu, czystości i wietrzenia sal itp., będzie gwarancją aby konferencja przebiegła sprawnie od momentu przybycia gości do ich odjazdu.